Las empresas, sin prisa ante la reforma del registro horario
El 35% de las pymes y los autónomos hacen el fichaje de la jornada a mano. La modificación planteada por el Gobierno obliga a instaurar sistemas electrónicos
El Ministerio de Trabajo planteó el pasado septiembre una reforma sobre la regulación del registro horario para empresas, vigente desde 2019. El principal cambio propuesto concernía a la obligación de instaurar sistemas digitales para realizar el control, con una consiguiente mayor trazabilidad, requiriendo a su vez la conexión de los datos directamente con la Inspección de Trabajo. A esto se añadían criterios más estrictos y un endurecimiento del régimen sancionador; todo ello con el objetivo de reducir el fraude en las horas extras tras un aumento en el número de infracciones registradas por la Inspección en 2024.
No obstante, y al igual que el paquete más amplio de políticas laborales del Gobierno –como la reducción de la jornada laboral–, la reforma no está culminada, a pesar del acuerdo en el Consejo de Ministros de su tramitación urgente, prevista antes de finalizar 2025, lo que deja en el aire los plazos de adaptación.
Pese a llevar más de un lustro en vigor, no pocas empresas ignoran el reglamento, como concluye el informe Nóminas: descifrando un misterio moderno, elaborado por Ipsos. Uno de cada cinco trabajadores afirma que su empresa no ha implantado ningún control horario. Otro estudio de la misma consultoría, el Observatorio TeamSystem: radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías, destaca que el 34% desconoce la obligatoriedad del registro digital y solo un 23% se considera bien informado.
Para Emilio Martínez, director general de TeamSystem, existe una “brecha digital que afecta sobre todo a los negocios más pequeños”, toda vez que el 35% de autónomos y pymes continúa registrando la jornada laboral en papel o Excel, “aunque el cambio normativo lo impediría”. En su opinión, “la nueva legislación supondría un avance respecto al real decreto de 2019 al obligar a un sistema digital”, a pesar de que pueda implicar costes relacionados con su adquisición, implementación y la formación del personal. “A largo plazo”, explica “se prevé que la empresa obtenga ahorros significativos en gestión y recursos humanos, compensando así la inversión inicial”.
Joan Pons, consejero delegado de WorkMeter, matiza que las pymes han avanzado en materia de cumplimiento, pero alerta de que seguir la normativa no equivale formalmente a gestionar bien el tiempo. En este sentido, apunta que muchas empresas “implantan el registro solo para cubrir el expediente y nada más”, con sistemas que resultan poco fiables y generan desconfianza. Pons identifica el error más habitual en la falta de reglas internas claras sobre qué se considera jornada efectiva y cómo contabilizar las pausas o el teletrabajo. Así, advierte de sus consecuencias: “Cuando no hay normas precisas, el registro se convierte en fuente de conflictos laborales y riesgos legales que lastran la actividad”.
El responsable de WorkMeter corrobora que la adopción de un sistema digital es una oportunidad. Si bien exige cambios operativos, dado que “el tiempo de trabajo pasa a ser visible y exigirá cambios en hábitos, procesos y planificación”, esos efectos se minimizan si la herramienta reduce la gestión administrativa. Sobre los gastos asociados, Pons señala la existencia de opciones asequibles para cualquier firma, aclarando que “el verdadero coste para la empresa es no implantar un sistema fiable y asumir sanciones”.
El portavoz del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, Jesús Prieto, recalca que la ausencia o deficiencia del registro diario no es una mera incidencia, “la transgresión en materia de jornada y registro se califica como infracción grave”. Las multas con el reglamento actual parten, en grado mínimo, de 751 euros, y pueden elevarse hasta 7.500 euros según el número de trabajadores afectados, el perjuicio causado o la posible intencionalidad. Además, Prieto recuerda las consecuencias que van más allá de la multa en los casos de horas extraordinarias: “La vía administrativa puede derivar en la presentación de procedimientos de oficio para exigir la liquidación de las cantidades adeudadas”.
Junto a este riesgo sancionador, Prieto incide en la documentación que la Inspección puede exigir en una visita, como contratos, nóminas, calendarios y –muy especialmente– el registro diario de jornada, que debe mostrarse en el momento de la actuación, y los resúmenes mensuales que se entregan a los trabajadores. Para asegurar la fiabilidad de la misma, considera imprescindible el fichaje electrónico, en tanto “lo manual siempre falla porque es muy difícil supervisarlo día a día”.
Como medida de control interno, el inspector propone un protocolo de tolerancia cero frente al absentismo en el fichaje. Esto incluye apercibimientos y, si procede, sanciones disciplinarias recogidas en el convenio. Prieto avisa, por último, de que el incumplimiento no solo acarrea sanciones económicas, ya que “no fichar puede ser prueba para que los trabajadores reclamen falta de abono de horas extraordinarias”, con el consiguiente riesgo patrimonial para la empresa.
Reina el desconocimiento
Estela Martín, portavoz de la consultora Sincro, defiende que las pymes suelen pasar por alto dos exigencias de la normativa sobre el registro horario que puede acarrear riesgos legales y económicos. La primera es que “el propio sistema de fichaje debe ser objetivo, fiable y accesible”. Esto supone que los controles en papel o en hojas de Excel “difícilmente pasarían la criba ante una inspección o un tribunal”. La segunda es documental: las empresas están obligadas a conservar sus registros diarios de jornada durante cuatro años.
Martín destaca que si la Inspección detecta horas extraordinarias no abonadas, puede comunicar a la Tesorería el ajuste de cotizaciones y reclamar las diferencias. También apunta a que muchas pymes recogen datos pero no los revisan o bien optan por utilizar un sistema no adecuado. Esto acaba resultando en que los fichajes no superan la jornada establecida o que los registros “marcan sospechosamente que las personas salen a la misma hora todos los días”.